事務職にコミュニケーション能力は必要ないって聞いたことあるけれど実際どうなの？
結論から言いますとコミュニケーション能力はかなり必要です。
事務職と言っても机に座って淡々と事務作業を進めればいいんじゃないの？ってイメージの人いるかもしれませんが実際は電話応対や来客対応、他部署と連携するケースも多く、コミュニケーション能力はかなり必要になってきます。
事務職に必要な５つの能力と身につける方法
- コミュニケーション能力
- ビジネスマナー
- パソコンの基本操作
- スケジュール管理能力
- 簿記のスキル
この５つが事務職が備えるべき能力です。1個ずつ説明していきますね。
コミュニケーション能力
事務職は社内勤務がメインですが、職員や来客対応、電話応対など、人と接する機会が意外と 多くあり、コミュニケーション能力は欠かせません。
とは言ってもそこまで高度なコミュニケーション能力は必要ありません。
「しっかりとした挨拶」や「相手の目を見て話す」といった基本的なことができていれば 問題ありません。
それでも自分は向いてないのかなと不安に思う方はコミュニケーションの本を見て勉強しましょう。
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そもそも「論理的に考える」ってどうすればできるの？ コミュニケーション能力が格段に上がる本！ （知的生きかた文庫） [ 深沢 真太郎 ] 価格:781円 |  |
ビジネスマナー
前述したように事務職といえど、社外の人と接することは多くあります。すべての職種に共通していますが、ひとりの大人としてしっかりとしたビジネスマナーを身につけましょう。
一人のビジネスマナーがしっかりしていないと会社の評判も悪くなってしまいかねないので書籍等で 勉強して備えるべき能力です。
私も社会人として働く前に本を読んで勉強しました。
 | これ1冊でOK！社会人のための基本のビジネスマナー [ 浅井 真紀子 ] 価格:1100円 |
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パソコンの基本操作
事務職のメイン業務であるパソコン。会議資料作成や請求書作成、顧客管理等パソコンを使用する業務は多岐にわたります。
事務職でパソコンを使えないのは致命的ですので絶対に使えるようになってください。
高度な関数やマクロを組む等の能力は必要ありません。
基本的なパソコン操作と簡単なWord・Excel操作だけ使えていれば一般企業だと十分です。
パソコン操作やWord・Excel操作の勉強法については以前にも教えていますので、ご参照ください。
スケジュール管理能力
事務職は「何日までに提出する」、「何日までに書類を送付する」といった期日が決まっている業務が中心となります。
さらに、職員や顧客のスケジュール管理を行い、最適なタイミングでアナウンスする業務もあるので スケジュール管理能力は必須です。
スケジュール管理ができないと社内からだけでなく社外からの信頼もなくなってしまうので社会人として一番大事な能力かもしれません。
手帳やアプリを使って管理するなど自分にあった方法で管理するのがよいでしょう。
簿記のスキル
簿記は事務職員だけでなく社会人としても必要なスキルです。
簿記が分かると会社の数字が読めるようになり、経営状況も分かるようになります。また、社外の人とも話が進みやすくなります。
他にもメリットとして転職しやすい、起業した際に役立つ、他の資格と関連性があるといった様々な メリットがあります。
簿記の取得方法やおすすめの参考書等についても以前投稿していますので下記をご参照ください。
まとめ
最後に、事務職として必要な5つの能力については、どれも欠けてはいけない能力です。
事務職だけでなく他の社会人としても重要な能力ですので必ず習得し、大人として恥ずかしくない行動をとりましょう。
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